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Einleitung
Folgende Anleitungen dokumentieren Empfehlungen für die wichtigsten Abläufe zum Übermitteln und Pflegen Ihrer Artikelstammdaten mit dem Publishing System. Über das Publishing Dashboard können Sie auf alle Bereiche des Tools zugreifen. Damit Sie mit möglichst wenigen Klicks ans Ziel kommen, finden Sie hier direkt eine Suche, den Direktzugriff auf Ihre zuletzt bearbeiteten Artikel und einen Erstellen-Button. Zusätzlich sehen Sie eine Visualisierung Ihres gesamten Artikel-Status und unseren News-Bereich.
Generell können Sie mit dem Tool folgende Aktionen durchführen:
- Artikelstammdatensätze erstellen
- Artikelstammdatensätze von Basis- und Verpackungsartikeln miteinander verknüpfen
- Kommunizieren der Artikelstammdaten: Freigeben und Publizieren
- Ändern von Artikelstammdaten / Kontinuierliche Stammdatenpflege
- Aufgaben bearbeiten / Auf das Feedback Ihrer Handelspartner reagieren
1. Erstellen eines Basis-Artikels
Im folgenden Einstiegsdialog können Sie GTIN, GLN und Zielmarkt eintragen und festlegen, ob ein Basisartikel oder eine Verpackungseinheit erstellt wird. Diese Informationen können später nicht mehr geändert werden. Im Reiter Identifikation pflegen Sie die Artikelbeschreibungen.
Abschließend übernehmen/ändern Sie die Klassifizierung und bestätigen mit “Erstellen”.
Es öffnet sich der Artikeleditor und Sie können die Attribute pflegen. Füllen Sie mindestens die Systempflichtfelder (durch roten Punkt gekennzeichnet) und die regulatorischen Pflichtfelder (z.B. nach LMIV).
Speichern Sie Ihren Basisartikel. Dabei wird der Artikel auch validiert, d.h. die Daten laufen gegen implementierte Regeln; überarbeiten Sie die Beanstandungen.
Hinweis: Das Pflichtattribut “Bestelleinheit” (Wert=falsch) verschwindet erst nach Verknüpfung von Basisund Verpackungsartikel zu einer Artikelhierarchie.
2. Empfehlung zur Pflege der Attribute
Füllen Sie die Systempflichtfelder. Diese sind mit roten Punkten markiert. Sie können über den Pflichtfeld-Finder oder über den Strukturbaum links im Bildschirm zu diesen Feldern navigieren.
Pflegen Sie die regulatorischen Pflichtfelder (z.B. LMIV). Diese sind keine System-Pflichtfelder, können aber über den Attribute-Finder direkt aufgerufen werden.
Prüfen Sie Ihr Produktlabel und pflegen Sie eventuell weitere Informationen ein (z.B. Akkreditierungslabel).
Prüfen Sie – vielleicht im Team - alle Attribute der Maske, ob weitere Attribute auf Ihre
Produkte zutreffen (z.B. vegan …)
ACHTUNG! Dies ist nur eine Empfehlung! Eine Erläuterung aller Attribute inkl. Beispiele finden Sie im FMCGKompendium sowie im Hilfebereich.
3. Erstellen einer Verpackungseinheit
Aktivieren Sie den Neu-Button auf dem Dashboard oder in der Artikelübersicht. Alternativ können Sie ausgehend vom Basisartikel den Button ‚Hierarchie bearbeiten‘ auswählen (weiteres Vorgehen siehe: 4. Basis- und Verpackungsartikel in Hierarchie verbinden).
Im Einstiegsdialog können Sie GTIN, GLN und Zielmarkt eintragen und entscheiden, dass ein Verpackungsartikel angelegt wird.
Füllen Sie mindestens die Systempflichtfelder.
ACHTUNG! Die Pflichtfeldkennzeichnung des Attributs Basiseinheit (Wert=falsch) verschwindet erst nach der Verknüpfung von Basis- und Verpackungsartikel zu einer Verpackungshierarchie. Wählen Sie als Brick-Code den Code des Basisartikels.
4. Basis- und Verpackungsartikel in einer Hierarchie verknüpfen
Öffnen Sie den Basisartikel, klicken Sie auf „Mehr“ und wählen Sie ‚Hierarchien bearbeiten‘.
Wählen Sie dann im Drop-Down-Menü den Eintrag ‚Verpackungseinheit hinzufügen‘.
Suchen Sie anschließend nach der Verpackung (GTIN oder Text). Klicken Sie +Hinzufügen. Alternativ können Sie
direkt einen Verpackungsartikel erstellen, indem Sie „Neuen Artikel anlegen & hinzufügen“ klicken. Wenn Sie die
Attribute für die Verpackung gepflegt haben, klicken Sie bitte Hinzufügen und Schließen.
Geben Sie die Anzahl der Basisartikel ein und bestätigen Sie mit OK.
ACHTUNG! Sie können Hierarchien ausgehend vom Basisoder vom Verpackungsartikel erstellen. Kind = Basisartikel; Eltern = Verpackungsartikel bzw. Die nächsthöhere Verpackungsebene.
Im Bildschirm unten links (Navigation Verpackungshierarchie) wird Ihnen angezeigt, dass dem Basisartikel eine Verpackungseinheit zugewiesen wurde. Sie können nach Bedarf weitere Hierarchie-Ebenen (größere Verpackungseinheiten) hinzufügen, bzw. den Basisartikel in zusätzliche noch nicht kommunizierte Hierarchien einbinden. Solange die Hierarchie noch nicht übermittelt (freigegeben und publiziert) wurde, können Sie diese bearbeiten.
Artikel können in mehreren Hierarchien vorkommen. Auch nicht-sortenreine Gebinde sind darstellbar. Die
entsprechende Visualisierung finden Sie unten links im Bereich Navigation Verpackungshierarchie.
5. Kommunizieren eines Datensatzes: Freigeben und Publizieren
Nachdem Sie Basis- und Verpackungsartikel miteinander verknüpft haben, wählen Sie im Fenster Hierarchie bearbeiten unten links die größte Verpackungseinheit aus. Das ist die oberste Einheit.
Klicken Sie in der Menüleiste den Button ‚Freigeben‘.
Wählen Sie im folgenden Dialog Hierarchien freigeben aus.
Erst nach der Freigabe ist der PublizierenButton aktivierbar. Der Button für die Freigabe ist nun wieder ausgegraut / deaktiviert.
Bitte geben Sie die Empfänger-GLN ein oder wählen Sie über die Suche die / den gewünschten Empfänger (Geprüfte Empfänger, Zielmarkt) aus.
Alternativ können Sie sich auch entscheiden, an den gesamten deutschen Zielmarkt zu publizieren. Damit kann jeder, der Ihre Daten subskribiert / abonniert hat, diese empfangen.
Abschließend klicken Sie Publizieren. Sie haben damit den Datensatz von Basis- und Verpackungsartikel erstmalig über GDSN an Ihre Handelspartner kommuniziert.
Bitte nehmen Sie keine weiteren Anpassungen an den Artikeln vor, bis der graue Pfeil durch
ein grünes Wolke Symbol ersetzt wird oder Sie die CIC-Feedback-Nachrichten Ihrer Handelspartner erhalten haben.
6. Verändern eines Datensatzes
Finden Sie den gewünschten Artikel über die Suche. Öffnen Sie den Artikel entweder über Bearbeiten oder mit einem Doppelklick in der Artikelzeile.
Nehmen Sie die Änderungen vor und speichern Sie.
Das Bewegungskennzeichen steht automatisch auf COR für Korrektur.
Erst nach dem Speichern ist der Freigeben-Button wieder aktivierbar.
Anschließend geben Sie den Artikel bitte erneut über den Button Hierarchien freigeben frei. Erneutes Publizieren ist nicht nötig.
7. Löschen eines Datensatzes
Finden Sie den gewünschten Artikel über die Suche. Öffnen Sie den Artikel entweder über Bearbeiten oder mit einem Doppelklick.
Setzen Sie das Bewegungskennzeichen von COR auf CHN für Änderung.
Tragen Sie jeweils für betroffene Basis- und Verpackungsartikel ein Auslaufdatum und ein gültig-ab-Datum ein. Beide Attribute finden Sie unkompliziert mit dem Attribute-Finder: Auslaufdatum eintippen und Link folgen. Speichern Sie die Artikel und geben Sie sie als Hierarchie frei (Top-Level-Publikation).
Am Tag des Auslaufdatums nehmen Sie die Publikation und Freigabe zurück (Rücknahme der Publikation auf dem publizierten Hierarchelevel, Rücknahme der Freigabe vom Basisartikel aus).
8. Aufgaben bearbeiten
Verschiedene Aufgaben
- Catalogue Item Confirmation (CIC) = Rückmeldung der Datenempfänger zu den gesendeten Artikelstammdaten mit verschiedenen Status:
- Synchronised: Daten wurden empfangen, geprüft, positiv bewertet und in die internen Empfängersysteme eingespielt
- Received: Daten wurden empfangen, nicht geprüft
- Review: Empfänger wünscht Überarbeitung der Daten
und erneutes Senden
- Reject: Empfänger wünscht keine weitere Datenlieferung
- Exception = Rückmeldung des Daten-Pools zu gesendeten
Artikelstammdaten (noch keine Kommunikation an Empfänger)
Symbole der CIC-Nachrichten
Klicken Sie auf Aufgaben (in der Navigationsleiste oder auf dem Dashboard in der Mitte).
Öffnen Sie den Artikel der Aufgabenliste und klicken Sie Validieren. Wenn weitere Artikel Teil der Hierarchie sind Schritt 2-4 auch für diese durchführen.
Aktualisieren Sie den Datensatz basierend auf den Validierungsergebnissen im rechten Bildschirmbereich (Hier sind die einzelnen Warnungen erläutert und die einzelnen Attribute aus dem Report direkt mit dem Artikeleditor verlinkt).
Speichern Sie die Änderungen.
Aktivieren Sie den Freigabe-Button.
ACHTUNG: Die CIC bezieht sich immer auf den publizierten Artikel, der Fehler kann aber auch beim mitgesendeten Basisartikel liegen.
9. Definition: Validieren, Freigeben, Publizieren
Validieren - Prüfen
Wenn Sie auf Validieren klicken, erscheint unten im Bildschirm ein Validierungsreport, der einzelne Attribute listet und angibt, dass z.B. Daten unvollständig sind, bzw. Angaben nicht korrekt erscheinen. Diese Hinweise sind mit den betreffenden Attributen in der Maske verlinkt. Validieren ist optional, da bei jedem Speichern automatisch validiert wird.
Freigeben - Bereitstellen
Indem Sie Daten freigeben, senden Sie sie an den Datenpool. Das bedeutet, dass die Daten dann prinzipiell bereitstehen und Empfängern zur Verfügung gestellt werden können. Die Freigabe ist somit die Voraussetzung für die Publikation (s.u.) der Daten.
Publizieren – Adressieren
Durch die Publikation bestimmen Sie, wer Ihre Daten erhält. Wenn Sie auf Publizieren klicken,
können Sie einzelne Empfänger auswählen oder sich dafür entscheiden, an den gesamten
Zielmarkt zu publizieren. Die Empfänger senden Ihnen beim Eingang der Daten eine
Nachricht, die Sie in Ihrer CIC-Übersicht vorfinden.
10. Wartezeiten bei bestimmten Prozessen
Welche Wartezeiten müssen eingehalten werden?
Um Fehler bei der Datenübertragung zu vermeiden, ist es wichtig, bestimmte Wartezeiten einzuhalten. Dies ist vor allem dann relevant, wenn Sie z.B. zur Bearbeitung einer Hierarchiestruktur die Publikation und Freigabe von Artikeln zurücknehmen müssen.
Wenn Sie auf ‚Publikation zurücknehmen‘ klicken, haben Sie den Prozess der Publikationsrücknahme angestoßen. Dadurch werden die grünen Häkchen im Publikationsfeld, zu grauen Pfeilen. Erst, wenn das Feld leer ist, bzw. dort steht “keine Publikation” ist der Datensatz nicht mehr publiziert.
Daraufhin können Sie die Freigabe zurücknehmen und die gewünschten Änderungen vornehmen. Auch nachdem Sie einen Datensatz (wieder) freigegeben haben, sollten Sie abwarten, ob Exceptions eintreffen und nicht direkt publizieren. Wenn nach 1-2 Stunden keine Exceptions eingetroffen sind, können Sie die Daten i.d.R. publizieren.
