Wie kann ich einen Artikel löschen? // How can I delete an item?

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Wenn Sie einen Artikel löschen wollen, weil er nicht mehr existiert, müssen Sie vor dem Löschvorgang den Artikel abmelden.
Diese logische Löschung ist wichtig, denn dieser Vorgang teilt dem Empfänger mit, dass der Artikel nicht mehr existiert. Der physische Löschvorgang findet nur im Publishing statt. Im Empfänger-Tool verbleibt der Artikel mit entsprechendem Status.Ausnahme: Der Artikel wurde falsch angelegt und die GTIN soll wieder benutzt werden, dann folgen Sie den Schritten 1 – 3 unter “Löschen (physisches Löschen) aus dem Publishing”.

Vorbereitung:

1.  Artikel, die publiziert sind oder es mal waren, müssen in einem freigegebenen und publizierten Zustand bzw. Teil einer publizierten Hierarchie sein.
   Invalide Artikel müssen zunächst in Ordnung gebracht und freigegeben werden. Dies muss getrennt vom logischen Löschvorgang geschehen. Bitte korrigieren Sie also zuerst eventuelle Fehler und folgen Sie erst dann den Schritten vom Logischen Löschvorgang.

2. Sollte eine Publikation schon zurückgenommen worden sein, publizieren Sie die Artikel bitte erneut und beginnen Sie erst, wenn die Publikation angekommen ist, mit dem logischen Löschvorgang.

3. Analysieren Sie bzgl. Ihrer Hierarchien genau, was gelöscht werden soll. Existiert der Basisartikel weiter? Wird vielleicht nur die Verpackungsvariante nicht mehr benötig?

Logischer Löschvorgang (Artikel abmelden)

1. Sie stellen “Bewegungskennzeichen / Artikelstatus” auf “Änderung (CHN)”

2. Sie setzen ein aktuelles “gültig-ab-Datum”

3. Sie setzen ein Auslaufdatum

4. Speichern und freigeben

5. Warten Sie bis die Freigabe angekommen ist. Das können Sie prüfen, indem Sie den Artikel schließen und erneut öffnen. Klicken Sie dann rechts auf das Plus neben “Publikationen”. Dort befindet sich zunächst eine Sanduhr, das bedeutet die Freigabe ist unterwegs, aber noch nicht angekommen:

Schließen Sie den Artikel wieder und warten Sie eine Weile. Öffnen Sie den Artikel erneut und warten Sie so lange, bis aus der Sanduhr ein Haken wird:

6. Publikation zurücknehmen

Hinweise: Wenn ein Basisartikel gelöscht werden soll, so muss die sortenreine Verpackung/ Palette auch gelöscht werden. Tragen Sie in allen Ebenen ein Auslaufdatum ein (speichern) und geben die Hierarchie über die höchste Ebene frei.

Ist der Basisartikel eine Komponente eines Sortiments (Display), so ist zu erwägen, ob das Sortiment nicht auch gelöscht werden muss. Der Austausch von Komponenten ist in der Regel nicht gestattet. Bitte setzen Sie sich mit den GTIN- Vergaberegeln (https://www.gs1.org/1/gtinrules/index.php//de/ ) auseinander und/ oder besprechen dies mit dem/ den Empfänger /n
Wird nur eine Verpackung gelöscht, sind die Daten nur bei der betroffenen Verpackungs-GTIN einzupflegen.

Wenn Sie vor längerer Zeit das Auslaufdatum gepflegt hatten, aber den Artikel nicht mit CHN freigegeben hatten und jetzt von Handel aufgefordert werden, den Artikel abzumelden, so setzen Sie das “gültig-ab-Datum” soweit in die Vergangenheit, dass es nicht mehr als 6 Monate vom schon eingetragen Auslaufdatum liegt. Lassen Sie das Auslaufdatum unberührt.

Löschen (physisches Löschen) aus dem Publishing:

Wie oben schon angedeutet, werden beim physischen Löschvorgang nur die Artikel aus dem Publishing gelöscht. Auf dem Server (DSE) und in den Händler-Katalogen bleiben die Artikel mit letztem Status erhalten.

Löschen Sie einen Artikel, verlieren Sie die Kontrolle über ihn. Der Support kann den Artikel ebenfalls nicht mehr bewegen oder wiederherstellen. Unter Umständen muss der Artikel von Ihnen neu angelegt werden. Sie sollten sich also wirklich gut überlegen, ob Sie den Artikel wirklich physisch aus dem atrify publishing löschen wollen.

In jedem Fall sollten Sie sich aber unbedingt sicher sein, dass der Artikel vorher korrekt beim Handel abgemeldet ist (siehe Logischer Löschvorgang).

1. Publikation zurücknehmen, falls nicht schon geschehen. Warten bis die Einträge im Publikationsfenster verschwinden.

2.  Wechseln in den Basisartikel und Freigabe (für Hierarchie) zurücknehmen. Ist der Basisartikel noch in einer anderen Hierarchie aktiv, so erfolgt die Rücknahme über die zu löschende Verpackung

In der Übersicht “Artikel” entsprechenden Artikel markieren. Der Button “löschen” wird jetzt aktiv. Klicken Sie diesen an und der Artikel wird gelöscht.

Hinweis: Um einen Artikel zu löschen, der Teil mehrerer Hierarchien ist, müssen alle Publikationen dieser Hierarchien zurückgenommen werden. Trennen Sie die Hierarchien nicht. Der Artikel trennt sich beim Löschen von selbst aus der Hierarchie.

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If you want to delete an item because it no longer exists, you must deregister (unsubscribe) the item before deleting it.
This logical deletion is important because this process informs the recipient that the item no longer exists. The physical deletion process only takes place in the Publishing. The item remains in the recipient tool with the corresponding status.

Exception: The item was created incorrectly and the GTIN will be used again (e.g. you created your case item as base item and now you want to change the item type). In this case please follow step 1 to 3 from “Deletion (physical deletion) from the Publishing Tool”.

Preparation:

1. Items which are published or used to be published must be in a released and published state or be part of a published hierarchy. Invalid items must be corrected and released first. This has to be done separately from the logical deletion process. Please correct any errors first and afterwards follow the steps from the logical deletion process.

2. If a publication has already been withdrawn, please publish the item again and do not start the logical deletion process until the publication has arrived.

3. Please analyze your hierarchies – which item(s) do you want to delete? Does your base item still exists and you only want to delete the case item or do you want to delete the whole hierarchy?

Logical deletion process (deregister(unsbscribe items)

1. Change the attribute “Editor Mode” to “(CHN) – CHANGE_BY_REFRESH”

2. Set a current “Effective Date Time”

3. Set a “Discontinued Date Time”

4. Save and release the item

5. Wait until the release has arrived in the retailer tools. You can check this by closing and reopening the item. Now click on the plus next to “Publications” to check the delivery state. First you will see a hourglass, which means the release is on the way, but has not yet arrived:

Close the item and wait for a while. Reopen the item and wait until the paper plane becomes a tick, which means that your publication was successful.

6. Unpublish the item.

Notes: If a base item has to be deleted, the unmixed pallet or unmixed case must also be deleted. In this case please enter in all hierarchy-levels a “Discontinued Date Time” and release the hierarchy from the top level. 

If a base item is a component of a range (e.g. display), you should consider whether the whole assortment needs to be deleted or just one item. The replacement of components is not permitted. For further details on this topic please read the GTIN rules (https://www.gs1.org/1/gtinrules/index.php//en/) and / or discuss this with your recipient(s).

If you only want to delete the case item, you enter the “Discontinued Date Time” only for the relevant packaging GTIN.

If you maintained the “Discontinued Date” a long time ago but you did not release the item with the “Editor mode: (CHN) – CHANGE_BY_REFRESH” and you are now being asked by the retailers to unsubscribe the item correctly, choose a “Effective Date” in the past but only so far that it does not exceed 6 months from the already registered expiry date. Leave the “Discontinued Date” untouched.

Delete (physical deletion) from the Publishing:

As already mentioned above, by performing the physical deletion process you only delete items in the publishing tool. Nevertheless, the items will still remain with the latest status on the server (DSE) and in the retailer catalogues (recipient tools).

If you physically delete an item, you lose control of it and not even the Support can restore them. You may need to re-create the item, therefore you should make sure that you want to physically delete an item from the publishing. In any case, you should be absolutely sure that the item has been correctly unsubscribed from the retailer catalogues (please check logical deletion process).

1. Unpublish your item – if not already done. Wait until the entries disappear in the publication window.

2. Switch to the base item and unrelease it (for the whole hierarchy). If the base item is still active in another hierarchy, you have to unrelease the item via the case item which you want to delete.

3. Mark the corresponding item in your item overview. The button “delete” is now active. Click on it and the item will be deleted.

Note: To delete an item that is part of multiple hierarchies, all publications of these hierarchies must be revoked as well. Do not separate the hierarchies. The item separates itself from the hierarchy when deleting itself.